Ficha técnica Archivo

ARCHIVO UNIVERSIDAD DE GRANADA

http://www.ugr.es/~archivo/

Se ha efectuado una visita al Archivo de la Universidad de Granada, del cual voy a realizar una ficha básica:

Tipos documentales

            El Archivo de la Universidad de Granada (AUG) es el servicio encargado de la custodia de toda la documentación generada y recibida en la Universidad de Granada desde su fundación hasta la actualidad.

            Los fondos del AUG actualmente son los siguientes:

-       Fondo principal, generado por la propia Universidad de Granada.

-       Fondo Colegio Real de Santa Cruz de la Fe (ingresado por compra).

-       Fondo Colegio Santa Catalina Mártir (ingresado por compra).

-       Fondo personal de Paul Fallot (ingresado por donación).

-       Fondo personal José Palanco (ingresado por donación).

-       Fondo personal Juan José Santa Cruz (ingresado por donación).

-       Fondo Familia Burgos (ingresado por donación).

-       Fondo personal Elena Martín Vivaldi (ingresado por donación).

-       Fondo Fotográfico como recopilación de todas las fotografías reunidas por el AUG de diferente procedencia.

            Por tanto los tipos documentales que vamos a encontrar serán los puramente administrativos generados por la Universidad y los Colegios (dichos fondos se compraron por contener información relativa a la enseñanza antes de la creación de la Universidad)  junto a los documentos personales de las distintas donaciones.

            También destacar los documentos en forma de fotografías, y actualmente en catalogación documentos como videos, grabaciones sonoras, carteles de cine etc..

Dependencia orgánica

            El AUG depende de la Secretaria General de la Universidad de Granada.

Personal.

            El personal del AUG está compuesto por tres archiveras, estructurándose en una Jefa de Servicio, una Jefa de Sección y una Responsable de Área, y dos técnicos especialistas en Archivos y Bibliotecas.

Infraestructuras.

            El AUG dispone de tres localizaciones, la principal se encuentra ocupando los sótanos del edificio que comparte con el Centro de Documentación Científica en el campus Zona Centro, otra localización se encuentra compartiendo edificio con al Biblioteca Biosanitaria también en el campus Zona Centro, y la tercera localización se sitúa en una nave de uso exclusivo en la localidad de Atarfe.

            La documentación se guarda en base a la configuración de cajas y libros, estando separadas en estanterías diferentes siguiendo un criterio de comodidad para su conservación.

Servicios.

            Se distinguen dos tipos, los que ofrece a la Administración Universitaria y los que ofrece a los investigadores.

            Para la administración universitaria se basa en el asesoramiento en lo concerniente a la organización y tratamiento técnico de la documentación producida y recibida.

            La finalidad del AUG es el establecimiento de un sistema integral de gestión de los Documentación Administrativa. Para ellos el tratamiento de la documentación se hace en base a unos cuadros de clasificación, que atendiendo a unas reglas generales son propios del AUG ya que no existe una normalización en cuanto a dichos cuadros, principalmente debido a la diversidad de documentación, o sea, el cuadro de clasificación se realiza en función del fondo en que estemos tratando para lo cual hay que conocer a en profundidad dicho fondo.

            Para la Administración también ofrece un servicio de destrucción de material para lo cual dispone de una trituradora industrial en la nave situada en Atarfe.

            Para los investigadores ofrece la consulta de la documentación en sala, y la consulta de los instrumentos de descripción, dichos instrumentos comprenden los nuevos sistemas automatizados y para las partes más antiguas y en fase de automatización dispone de un soporte material consistente en fichas con un inventario onomástico y de personajes, también dispone libros con un inventario topográfico.

Usuarios

            Como se ha comentado anteriormente el AUG ofrece principalmente servicios para la propia administración de la Universidad y para los investigadores, siendo ambos sus principales usuarios.

            Para los investigadores resulta relevante por el material que emana de la Universidad, como de la propia historia de la ciudad ya que dicha Universidad se encuentra muy arraigada en ella desde hace mucho tiempo.

Valoración.   

            Me parece una institución muy interesante aunque en la actualidad creo que se encuentra infravalorada ya que no está dotada de los medios suficientes para poder conservar y mantener todo el material que atesora, como casi siempre está falto de espacio y de personal, ambos hechos atribuibles a la crisis económica, pero no del todo ya que el Archivo existe desde hace mucho tiempo y nunca se le ha dotado de mejores medios.

            Ofrece una información muy interesante, aunque desde mi punto de vista es un información útil solo en ciertos campos de estudio como por ejemplo la historia, y sobre todo le echo en falta proyectos de actualización a los nuevos medios que generan documentos de muy diversa índole, ya que en la actualidad la principal preocupación en el AUG es la permanencia de los documentos electrónicos.

            Supongo que en un futuro tendrán que afrontar el hecho de que las nuevas tecnologías supondrán una revolución en el mundo de la Archivística, ya que el documento no tiene por qué quedar “cerrado” sino que puede ser un documento vivo y por tanto aunque caiga en el Archivo deberá conservar sus opciones de modificación.