Es el conjunto de operaciones a
que se someten los documentos en una unidad de información para que a través de
dichas operaciones la información que contiene el documento pueda llegar al
usuario que lo necesite. (
Wikipedia).
1.
ENTRADA DE LOS DOCUMENTOS.
Consiste en escoger de los numerosos documentos que se producen, aquellos
que cubren las necesidades informativas del centro a que vayan destinados, dependiendo
del tipo de fondo que nos ocupe o el grupo humano a que vaya dirigido.
Esta fase la podemos dividir en otras tres fases que cubrirían los
aspectos de esta entrada de documentos.
1.1.
Localización.
Ampliamos el concepto que nos expone María Pinto, ya que no sólo debemos
seleccionar los documentos sino también poder localizarlos para realizar su
posible adquisición.
1.2.
Selección.
Entramos directamente en la definición de entrada de documentos, ya que
esté es el paso más importante, seleccionar que material es el adecuado para el
fondo en cuestión. Este paso indicado como segundo, también podría ser el
primero si tenemos conocimiento del documento y lo que necesitamos en
encontrarlo.
1.3.
Adquisición.
Estas serían las formas más habituales de adquisición de los documentos,
aunque para el futuro cabría la posibilidad de otras dentro del mundo digital.
1.3.1. Depósito legal.
1.3.2. Canje.
1.3.3. Donación.
1.3.4. Compra.
2.
ANALISIS DOCUMENTAL
El análisis documental es un trabajo mediante el cual por un proceso
intelectual extraemos unas nociones del documento para representarlos y
facilitar el acceso a los originales. Analizar, por tanto, es derivar de un
documento el conjunto de palabras y símbolos que le sirvan de representación.
En este amplio concepto, el análisis cubre desde la identificación
externa o descripción física del documento a través de sus elementos formales
como autor, título, editorial, nombre de revista, año de publicación, etc.;
hasta la descripción conceptual de su contenido o temática, realizada a través
de lenguajes de indización, como palabras clave o descriptores del tesauro. El concepto
de indización se identifica con el análisis del contenido en la medida que
dichos lenguajes se utilizan para elaborar los índices temáticos por los que se
recupera la información.
Partes en las que podemos diferenciar esta fase:
2.1.
Por el Soporte: Análisis formal externo.
Análisis formal es aquel que recoge todos los elementos objetivos del documento: tipo, autor, título,
editorial, fecha, número de páginas, idioma original, etc. Se trata de un
análisis externo del documento que extrae aquellos datos que lo distinguen
típicamente de los demás. Esta descripción está en dependencia de la tipicidad
del documento, esta fase permite identificar y controlar los documentos dentro
de una colección.
Hay autores que no establecen ninguna diferencia entre análisis forma y análisis de contenido ya que hay elementos comunes entre ambos. Por ejemplo en los archivos la propia descripción formal lleva implicito el contenido del archivo.
Se realiza en dos operaciones:
2.1.1. Descripción física.
2.1.2. Catalogación.
2.2.
Por el Contenido: Análisis de contenido o
interno.
Sirve para identificar y representar de manera precisa el contenido de
los documentos, es decir, de la materia que tratan. Lo hacemos a través de la
indexación o indización y a través del resumen. Con la indexación representamos
con términos el contenido de los documentos y los expresamos mediante términos.
El resumen es una representación abreviada y precisa del contenido de un
documento y sirve también para difundir y recuperar la información.
Un lenguaje documental es un sistema convencional de signos que permite
representar el contenido de los documentos con el fin de encontrar aquellos
pertinentes en respuesta a preguntas sobre un tema. Para la mayoría de los
especialistas el concepto de lenguaje documental es sinónimo de lenguaje
controlado, frente al lenguaje natural que es la que utiliza el discurso científico,
técnico o literario. Dicho discurso está cargado de metáforas y necesita ser
organizado y normalizado para permitir una recuperación eficaz del documento a
salvo de los dos grandes problemas documentales: el ruido (exceso de
información encontrada no permitente) y el silencio (ausencia de información
pertinente que existe en la base de datos y no es recuperada).
2.2.1. Resumen.
Consisten en realizar un documente a partir del documento original.
2.2.2. Indización.
La indización se hace mediante lenguajes documentales, que pretenden
organizar la información según el contenido de los docuemntos, estos
lenguajes se dividen en lenguajes precoordinados (hay un lenguaje
preexistente en el cual encajamos nuestro documento), primero en
realizar uno fue Dewey del cual derivó la CDU, y postcoordinados (se
describe con una serie de elementos y el usuario los coordina para
realizar la búsqueda).
La precoordinación hace que el trabajo del
bibliotecario sea localizar el hueco en donde entraría el documento.
Los lenguajes documentales precoordinados son los lenguajes
bibliotecarios, para usar en monografias, tiene la limitación de un
número de entradas limitado.
Los lenguajes postcoordinados son los lenguajes usados en la documentación, por ejemplo al catalogar publicaciones periodicas.
Se usan los descriptores y los thesauros, estos ultimos son descriptores
en los que las entradas utilizadas están jerarquizadas, importando la
posición del descriptor, formulando los descriptores el catalogador y el usuario puede utilizar otra notación diferente usando dichos descriptores. Su potencialidad de coordinación se obtiene usando sistemas informáticos.
2.2.2.1.
Por Extracción: Palabras Clave.
2.2.2.2.
Libre: Descriptores libres.
2.2.2.3.
Por Asignación: Encabezados de materia;
Tesauros; Clasificaciones.
3.
DIFUSIÓN O SALIDA DE LA INFORMACIÓN
El objetivo de los centros de información es facilitar la información al
usuario, para ello tienen que contar con servicios de difusión como el acceso
directo al fondo, el préstamo, el intercambio bibliotecario, los servicios de
referencia, los servicios de reprografía, los servicios de formación al
usuario, los servicios de documentación. Los productos de información que
podemos hacer son los catálogos, las bases de datos, los boletines de
adquisiciones.
3.1.
General.
3.1.1. Accediendo al documento concreto.
3.1.2. Acceso a todo el fondo.
3.2.
Bibliográfica.
3.3.
Difusión selectiva de la información.
CONCLUSIÓN
Este es el proceso que se seguía por parte de nuestros antepasados de hace unos 20 años, en la actualidad desde mi punto de vista no sería valido, ya que no nos podemos centrar en documentos "cerrados", o sea, que permanecen inalterables sea cual sea su formato de publicación, sino que debemos entender y comprender los documentos que se van generando en tiempo real.
Fuentes de información y consulta
